Inkoop en aanbesteden

We doen als gemeente graag zaken met lokale en regionale ondernemingen. Om iedereen gelijke kansen te geven, gaan veel opdrachten via aanbesteding.

Dan gelden hiervoor veelal aanbestedingsregels, zowel voor de gemeente als voor ondernemers. Deze regels zijn onder andere vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, Algemeen Reglement Werken 2016 en die Gids Proportionaliteit. Hiermee moet de gemeente rekening houden wanneer zij inkoopt.

Kleine opdrachten

Kleine opdrachten waarvan de totale waarde circa € 25.000,- is, mogen zonder aanbesteding worden uitgezet bij een leverancier. Voorbeelden van kleine opdrachten die vaak door de gemeente aan lokale ondernemers worden gegeven, zijn:

  • Het laten ontwerpen van flyers;
  • Inhuren van sprekers;
  • De organisatie van grote en kleine evenementen;
  • Fotografie opdrachten;
  • Social media marketing opdrachten.

Grotere of terugkerende opdrachten met een hogere waarde (ook op bovengenoemde gebieden) moeten aanbesteed worden. Op alle inkopen van gemeente Hendrik-Ido-Ambacht is het Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden 2020 van toepassing.

 

Aanbestedingen: de procedure toegelicht

Voortraject

Een goede voorbereiding is ook hier van belang. Voor we als gemeente een aanbestedingsprocedure beginnen, bepalen we eerst onze strategie bepaald. Zo moeten we natuurlijk voldoende budget hebben om het product of dienst af te kunnen nemen. We stellen een offerteaanvraag op.

Doet uw onderneming mee?

We maken onze aanbestedingen bekend op www.tenderned.nl. Ondernemers kunnen zich daar melden om bericht te krijgen wanneer we een voor hen interessante aanbesteding plaatsen. Plaatsen we een meervoudig onderhandse aanbesteding, dan kriigen alleen leveranciers die door de gemeente uitgenodigd zijn bericht.

De aanbestedingsstukken

In de aanbestedingsstukken staat duidelijk de opdracht beschreven. Ook andere informatie staat daarin, zoals in welke vorm we de offerte willen ontvangen, waar we de offerte op beoordelen en waar we de uiteindelijk geleverde dienst op zullen beoordelen.

Vragen staat vrij

In een aanbestedingsprocedure is altijd een vragenronde ingebouwd. Als ondernemer is het verstandig hier gebruik van te maken: later in het proces heeft u die kans niet meer. Via een Nota van Inlichtingen ontvangt u een overzicht van alle vragen en de antwoorden die wij daar als gemeente op gaven.

Indienen en beoordeling offerte

Het indienen van uw offerte (inschrijving) en de beoordeling hiervan moeten gaan zoals in de aanbestedingsstukken beschreven. Houd u zich aan de gestelde eisen (zoals maximaal aantal pagina's) om zo onnodige uitsluiting te voorkomen. De gemeente moet iedereen gelijk behandelen.

Mededeling gunning en opdrachtverlening

Nadat we als gemeente de offertes beoordeeld hebben, krijgen alle deelnemende partijen de gunningsbeslissing. Daarin staat ook een beoordeling van de offerte. De 'winnaar' krijgt een voornemen tot gunning, de andere partijen een onderbouwde afwijzing. Met het verzenden van deze beoordelingen, begint de wettelijk verplichte bezwaartermijn in. Dit wordt ook wel een standstill-termijn genoemd. In die periode kunnen afgewezen partijen bezwaar maken en eventueel juridische stappen zetten. Zodra deze termijn voorbij is -en er geen bezwaren zijn- kunnen we als gemeente de opdracht verlenen.

Contractafspraken

Afhankelijk van het soort opdracht volgt een opdrachtbrief, een bestelling of een contract dat wederzijds ondertekend moet worden. In het contract staat duidelijk opgenomen welk product of welke dienst onder welke voorwaarden geleverd wordt. Ook de andere afspraken zijn duidelijk gesteld, de taken duidelijk verdeeld. Ook wordt ingegaan op een mogelijk falen van de samenwerking. Om re voorkomen dat partijen tegenover elkaar komen te staan, zij in het contract clausules en ontbindende voorwaarden opgenomen. Toch zijn ook die geen garantie voor geslaagde samenwerking en een goed resultaat. Daarvoor blijft goede voorbereiding, regelmatig contact en wederzijds vertrouwen nodig.

De uitvoering: realisatie en acceptatie

Na afloop beoordeelt de gemeente of de levering, dienst of het werk volgens het contract is uitgevoerd. De criteria hiervoor zijn in de aanbestedingsstukken opgenomen. De manier waarop we het resultaat controleren, is van te voren afgesproken. Bij eenmalige opdrachten eindigt de samenwerking na afloop automatisch. Bij terugkerende opdrachten kunnen opties tot verlenging in het contract staan. Maken beide partijen daar gebruik van, dan wordt de opdracht niet aanbesteed.

Aanbestedingskalender
 

aanbestedingskalender januari 2022

De 5 inkoopdoelen

We werken volgens het Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden. Dat heeft 5 doelen:

  1. versterken lokale economie
  2. bevorderen sociaal klimaat
  3. bijdragen aan duurzaamheidsambities
  4. verbeteren bereikbaarheid en verminderen overlast
  5. zekerstellen continuïteit van bedrijfsvoering

Bij elke aanbesteding houdt de gemeente rekening met een of meer van bovenstaande doelen. De invulling daarvan verschilt per aanbesteding.

Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden altijd van toepassing

Op elke opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020 van toepassing. Voor ICT-opdrachten gelden ook de Gemeentelijke inkoopvoorwaarden IT